Administratie
Administratie uitbesteden: wat kun je wel en niet uit handen geven?
· Bijgewerkt op
Kort antwoord: bij het uitbesteden van je administratie neemt een administratiekantoor of boekhouder de verwerking over (facturen boeken, bankmutaties, btw-aangifte en rapportages), terwijl jij digitaal aanlevert en de eindverantwoordelijkheid houdt. Reken op een vast maandtarief vanaf zo'n € 75 voor een ZZP'er tot enkele honderden euro's voor een BV met personeel.
Financiële administratie uitbesteden betekent meestal dat de verwerking overgaat: inkoop- en verkoopfacturen boeken, bankmutaties afletteren, het grootboek bijhouden en de BTW-aangifte voorbereiden. Dat is het meest tijdrovende en het makkelijkst over te dragen deel.
Wat kun je wel en niet uitbesteden?
Uitbesteden is geen vrijbrief om nergens meer naar te kijken. De verwerking kun je volledig overdragen, de beslissingen en de eindverantwoordelijkheid niet.
| Onderdeel | Uitbesteden? | Toelichting |
|---|---|---|
| Facturen en bankmutaties boeken | Ja | Het meest tijdrovende en makkelijkst over te dragen deel |
| Btw-aangifte | Ja | Voorbereid en ingediend door het kantoor, jij keurt goed |
| Jaarrekening en aangifte IB of Vpb | Ja | Op basis van de doorlopende administratie |
| Salarisadministratie | Ja | Loonstroken en loonheffingen; jij blijft werkgever |
| Facturatie en debiteurenbeheer | Ja | Valt meestal onder backoffice-uitbesteding |
| Bonnen en facturen aanleveren | Nee | Dat blijft jouw taak, meestal digitaal via een app |
| Betaalbeslissingen en grote uitgaven | Nee | Daar beslis je zelf over |
| Eindverantwoordelijkheid en bewaarplicht | Nee | Je administratie moet je zeven jaar bewaren; daar blijf jij verantwoordelijk voor |
Administratie uitbesteden of backoffice uitbesteden?
Het verschil is de reikwijdte. Financiële administratie is de basis: boeken, btw en rapportages. Backoffice voegt daar facturatie richting klanten, debiteurenbeheer en personeels- en contractadministratie aan toe. Je kunt met alleen de financiële administratie beginnen en later uitbreiden.
Wat kost het om je administratie uit te besteden?
De meeste kantoren werken met een vast maandtarief. Voor een ZZP'er of eenmanszaak ligt dat meestal tussen de € 75 en € 150 per maand voor verwerking en btw-aangifte. Voor een BV inclusief jaarrekening en aangifte vennootschapsbelasting ligt het doorgaans tussen de € 200 en € 400 per maand. Salarisadministratie en backoffice-taken komen daar als aparte onderdelen bij.
Vergelijk dat bedrag met de uren die je nu zelf aan je administratie kwijt bent, tegen je eigen uurtarief. Voor de meeste ondernemers is uitbesteden dan al snel goedkoper, nog los van gemiste aftrekposten en boetes voor te late aangiftes.
Zo verloopt het uitbesteden van je administratie
1. Kennismaking: je bespreekt welk deel van je administratie het meeste tijd of risico kost. 2. Overdracht: het kantoor vraagt je administratie en lopende dossiers op, bij jou of bij je vorige boekhouder. 3. Inrichting: bankkoppelingen en een app of platform om bonnen en facturen aan te leveren worden ingesteld. 4. Vast ritme: wekelijkse of maandelijkse verwerking, een vast aanspreekpunt en periodieke rapportages, zodat je overzicht houdt zonder zelf in de details te zitten.
Bij Sky Seven bepalen we in een kort gesprek welk deel van je administratie het meeste tijd of risico kost, en beginnen we daar, zonder dat je in één keer alles hoeft over te dragen.
Veelgestelde vragen
Wat betekent administratie uitbesteden?
Bij het uitbesteden van je administratie neemt een extern kantoor de verwerking over: facturen en bankmutaties boeken, btw-aangiftes en rapportages. Jij levert digitaal aan en houdt de eindverantwoordelijkheid.
Wat kost het om je administratie uit te besteden?
Voor een ZZP'er of eenmanszaak meestal € 75 tot € 150 per maand voor verwerking en btw-aangifte. Voor een BV inclusief jaarrekening en aangifte vennootschapsbelasting doorgaans € 200 tot € 400 per maand.
Kan ik maar een deel van mijn administratie uitbesteden?
Ja. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met de boekingen en btw-aangifte, en later salarisadministratie of backoffice-taken zoals facturatie en debiteurenbeheer toevoegen.
Ben ik nog verantwoordelijk als ik mijn administratie uitbesteed?
Ja. Als ondernemer blijf je eindverantwoordelijk voor je administratie en aangiftes, en voor de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Een goed kantoor zorgt wel dat je weet wat er wordt ingediend en waarom.